MiFiD2: Het vastleggen van telefoongesprekken.

In dit artikel zullen we ingaan op het vastleggen van de gevoerde telefoon- gesprekken. In Artikel 16.7 wordt uitgebreid uiteengezet waaraan het opnemen van (telefoon)gesprekken moet voldoen.

“Het beperkt zich overigens niet tot telefoongesprekken. Ook andere vormen van elektronisch communicatie (WhatsApp, SMS etc.) dienen te worden bewaard.” 

Advies

Het gaat hierbij om het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders. Maar ook als een advies wordt gegeven wat uiteindelijk niet leidt tot een opdracht zal op een of andere wijze in het dossier van de cliënt bewaard moeten worden.

Informeren

Een beleggingsonderneming moet nieuwe en bestaande cliënten ervan in kennis stellen dat telefonische communicatie of gesprekken tussen de beleggingsonderneming en haar cliënten die leiden of kunnen leiden tot transacties, zullen worden opgenomen.

Dit betekent een enorme discipline van de medewerkers. Immers gesprekken vinden veelal niet via een telefoonnummer plaats. Soms mobiel en soms via een vaste lijn. Privé telefoontoestellen kunnen veelal niet meer worden gebruikt omdat de gesprekken niet (standaard) worden opgenomen.

Een dergelijke kennisgeving kan eenmaal worden verstrekt, vóór het verlenen van beleggingsdiensten voor nieuwe en bestaande cliënten. Een mogelijkheid is om dit via de Algemene Voorwaarden te voldoen. Naar onze mening is dit echter niet genoeg. Een kort bericht naar de cliënt is natuurlijk professioneler. Maar er zijn ook telefooncentrales welke te allen tijde starten met de melding dat het gesprek wordt opgenomen.

 

“De cliënt heeft ook het recht om de bewaarde gesprekken te mogen raadplegen”

 

Audit Trail

Het vastleggen van de gesprekken is de eerste stap. Vervolgens moet u als onderneming beschikken over een zogenaamd “Audit Trail”. In een Audit Trail worden zaken vastgelegd als: wie mogen de gesprekken terug luisteren, wie hebben het gesprek terug geluisterd etc.

 ” Als je de juiste CRM oplossing combineert met de juiste telefooncentrale, die ook op je mobiel werkt, kan je met enkele tientjes per maand aan de regelgeving voldoen !!

 

Call 020 – 2 409 109

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *